zapytanie ofertowe na dostawę i montaż wyposażenia do żłobka w Brzezinach

SG.3040.13.2026

                                                            Osie, dnia 2 lipca 2026 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na dostawę i montaż wyposażenia do żłobka w Brzezinach

w ramach zadania pn. „Adaptacja kolejnych pomieszczeń po Szkole Filialnej w Brzezinach na powiększenie żłobka”

I. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Osie, ul. Dworcowa 6, 86-150 Osie, NIP 559-11-30-747, REGON 092351044, zwana dalej „Zamawiającym”, zaprasza do składania ofert na dostawę i montaż wyposażenia do żłobka w Brzezinach.

II. ŹRÓDŁO FINANSOWANIA I TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. „Adaptacja kolejnych pomieszczeń po Szkole Filialnej w Brzezinach na powiększenie żłobka”, w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „Aktywny Maluch 2022–2029”.

2. Do niniejszego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, ponieważ szacunkowa wartość zamówienia jest niższa niż 170 000 zł netto.

3. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych.

4. Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami zostaje opublikowane wyłącznie w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Osie w dniu 2 lipca 2026 r. i będzie dostępne do upływu terminu składania ofert, tj. do dnia 10 lipca 2026 r. do godz. 10:00.

III. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa fabrycznie nowego wyposażenia wraz z transportem, zabezpieczeniem, rozładunkiem, wniesieniem, ustawieniem, montażem, podłączeniem, uruchomieniem i konfiguracją – odpowiednio do rodzaju danego produktu – oraz przekazaniem instrukcji obsługi, kart gwarancyjnych, deklaracji zgodności i innych dokumentów wymaganych dla danego produktu.

2. Zamówienie zostało podzielone na dwie części:

• Część I – meble, wyposażenie, zabawki, pomoce dydaktyczne i pozostałe wyposażenie.

• Część II – sprzęt RTV i AGD oraz sprzęt komputerowy, biurowy i sanitarny.

3. Wykonawca może złożyć ofertę na jedną albo na obie części zamówienia. Dla każdej części należy podać odrębną cenę i wypełnić właściwy formularz asortymentowo-cenowy. Ocena ofert oraz wybór wykonawcy będą prowadzone odrębnie dla każdej części.

4. Nie dopuszcza się składania ofert obejmujących wyłącznie wybrane pozycje w ramach danej części. Oferta na daną część musi obejmować wszystkie pozycje i ilości wskazane w formularzu asortymentowo-cenowym dla tej części.

5. Szczegółowe wymagania minimalne, jednostki miary i ilości określają załączniki nr 1A i 1B. Zdjęcia zamieszczone w specyfikacji mają wyłącznie charakter poglądowy i nie stanowią wskazania producenta, marki ani modelu.

6. Zamawiający dopuszcza produkty równoważne, posiadające parametry techniczne, jakościowe, funkcjonalne, użytkowe i bezpieczeństwa nie gorsze niż wymagania minimalne określone w specyfikacji. Obowiązek wykazania równoważności oferowanego produktu spoczywa na Wykonawcy.

7. W formularzu asortymentowo-cenowym Wykonawca wskazuje dla każdej pozycji co najmniej producenta oraz nazwę, model albo symbol oferowanego produktu, a jeżeli jest dostępny – także numer katalogowy lub odnośnik do karty produktu. Brak danych pozwalających na identyfikację i ocenę produktu może skutkować wezwaniem do wyjaśnień, a jeżeli ocena zgodności nie będzie możliwa – odrzuceniem oferty w danej części.

8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

9. Kody CPV: 39161000-8 – meble przedszkolne; 39162100-6 – pomoce dydaktyczne; 37520000-9 – zabawki; 39150000-8 – różne meble i wyposażenie; 39500000-7 – wyroby włókiennicze; 37800000-6 – wyroby rękodzielnicze i artystyczne; 39700000-9 – sprzęt gospodarstwa domowego; 32320000-2 – sprzęt telewizyjny i audiowizualny; 30213100-6 – komputery przenośne; 30232110-8 – drukarki laserowe; 42959000-3 – zmywarki do naczyń inne niż używane w gospodarstwie domowym.

IV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU I SPOSOBU REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Wszystkie produkty muszą być fabrycznie nowe, nieużywane, kompletne, wolne od wad fizycznych i prawnych, pochodzić z legalnego kanału dystrybucji i być gotowe do użytkowania zgodnie z przeznaczeniem.

2. Produkty przeznaczone dla dzieci muszą być bezpieczne, dostosowane do wieku użytkowników oraz spełniać właściwe przepisy, normy i wymagania dotyczące dopuszczenia do obrotu, w tym posiadać oznakowanie CE, deklaracje zgodności, atesty lub certyfikaty – jeżeli są wymagane dla danego rodzaju produktu. Zabawki powinny spełniać normę PN-EN 71 lub normy równoważne.

3. Wymiary oznaczone w specyfikacji jako „ok.” dopuszcza się z tolerancją ±10%, o ile w opisie danej pozycji nie wskazano inaczej albo zachowanie wymiaru jest niezbędne dla kompatybilności.

4. Kolorystykę produktów występujących w wariantach kolorystycznych Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przed złożeniem zamówienia u producenta lub dostawcy. Nie dotyczy to zestawów wielokolorowych oraz produktów, w których różne kolory stanowią element funkcjonalny lub dydaktyczny.

5. Wykonawca ponosi wszystkie koszty zakupu, opakowania, transportu, ubezpieczenia, rozładunku, wniesienia, montażu, ustawienia, podłączenia, uruchomienia, konfiguracji, przekazania dokumentacji, usunięcia opakowań oraz uporządkowania miejsca dostawy.

6. Montaż i podłączenie urządzeń muszą zostać wykonane przez osoby posiadające wymagane kwalifikacje, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów, instrukcji producenta lub warunków gwarancji.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia zgodności dostarczonych produktów z ofertą, specyfikacją i dokumentami produktu. Wykonawca na żądanie przedłoży karty techniczne, instrukcje, deklaracje zgodności, certyfikaty lub inne dokumenty potwierdzające wymagane parametry.

8. Dla produktów trwałych Wykonawca zapewni gwarancję na okres nie krótszy niż 24 miesiące od dnia podpisania protokołu odbioru danej części, chyba że specyfikacja wymaga okresu dłuższego. Wymóg ten nie dotyczy materiałów zużywalnych i produktów jednorazowych.

V. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Termin wykonania zamówienia dla każdej części: do dnia 29 lipca 2026 r.

2. Miejsce dostawy i montażu: żłobek w Brzezinach, Brzeziny 40A, 86-150 Osie.

3. Dostawa może nastąpić w dni robocze, w godzinach uprzednio uzgodnionych z Zamawiającym. Wykonawca zawiadomi Zamawiającego o planowanym terminie dostawy z wyprzedzeniem co najmniej 2 dni roboczych.

4. Za termin wykonania danej części uznaje się dzień podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru całego zakresu tej części.

VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I PODSTAWY WYKLUCZENIA

1. Zamawiający nie określa szczególnych warunków udziału dotyczących sytuacji ekonomicznej, doświadczenia ani potencjału technicznego. Wykonawca musi posiadać zdolność organizacyjną i prawną do prawidłowej realizacji pełnego zakresu części, na którą składa ofertę, w wymaganym terminie.

2. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w formularzu ofertowym, według formuły „spełnia / nie spełnia”.

3. Z postępowania wyklucza się Wykonawcę, wobec którego zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

4. Oświadczenia o braku podstaw wykluczenia oraz braku okoliczności powodujących konflikt interesów Wykonawca składa w formularzu ofertowym. Zamawiający może zweryfikować ich prawdziwość na podstawie publicznie dostępnych rejestrów lub zażądać dodatkowych wyjaśnień i dokumentów.

VII. WYKAZ DOKUMENTÓW SKŁADAJĄCYCH SIĘ NA OFERTĘ

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 2, wypełniony i podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy.

2. Formularz asortymentowo-cenowy właściwy dla części, na którą składana jest oferta – załącznik nr 3A lub 3B. W przypadku składania oferty na obie części należy złożyć oba formularze.

3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty – jeżeli uprawnienie osoby podpisującej nie wynika z właściwego rejestru albo oferta składana jest przez pełnomocnika.

4. Dokumenty, karty katalogowe lub odnośniki do kart produktów, jeżeli są niezbędne do wykazania zgodności lub równoważności oferowanych produktów z wymaganiami Zamawiającego.

VIII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

1. Komunikacja w postępowaniu, w tym zadawanie pytań, udzielanie wyjaśnień oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń, z wyjątkiem składania ofert, odbywa się pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: baczkowska@osie.pl.

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający może pozostawić bez odpowiedzi pytania przekazane później, jeżeli udzielenie odpowiedzi nie będzie możliwe przed upływem terminu składania ofert.

3. Treść pytań wraz z odpowiedziami, bez ujawniania źródła pytania, a także ewentualne zmiany zapytania zostaną opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Osie i stanowią integralną część zapytania.

4. Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest Magdalena Bączkowska, e-mail: baczkowska@osie.pl.

IX. TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć do dnia 10 lipca 2026 r. do godz. 10:00.

2. Ofertę należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: sekretariat@osie.pl. O zachowaniu terminu decyduje data i godzina wpływu wiadomości na skrzynkę pocztową Zamawiającego.

3. W tytule wiadomości należy wpisać: „Oferta – wyposażenie żłobka w Brzezinach – Część I” albo „Część II”, a w przypadku oferty na obie części: „Część I i II”.

4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w sposób czytelny, zgodnie z formularzami stanowiącymi załączniki do zapytania.

5. Oferta i wymagane oświadczenia muszą zostać podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Dopuszcza się dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

6. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę na daną część. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić albo wycofać ofertę, przesyłając stosowną informację na adres wskazany w ust. 2.

7. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

8. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

X. SPOSÓB OBLICZENIA CENY

1. Wykonawca podaje w formularzu asortymentowo-cenowym ceny jednostkowe netto, wartość netto, stawkę podatku VAT oraz wartość brutto dla każdej pozycji, a następnie łączną wartość netto, kwotę VAT i łączną cenę brutto danej części.

2. Cena oferty dla danej części ma charakter ryczałtowy i obejmuje wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia, w szczególności zakup produktów, opakowanie, transport, ubezpieczenie, rozładunek, wniesienie, montaż, ustawienie, podłączenie, uruchomienie, konfigurację, dokumentację, gwarancję, usunięcie opakowań oraz wszelkie opłaty i podatki.

3. Wszystkie ceny należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4. Jeżeli wybór oferty prowadziłby do powstania po stronie Zamawiającego obowiązku podatkowego, Wykonawca wskazuje w ofercie rodzaj towaru, jego wartość netto oraz właściwą stawkę podatku VAT.

5. W przypadku rozbieżności pomiędzy łączną ceną w formularzu ofertowym a wartością wynikającą z formularza asortymentowo-cenowego, za wiążącą uznaje się wartość wynikającą z prawidłowego przeliczenia cen jednostkowych wskazanych w formularzu asortymentowo-cenowym, po poprawieniu oczywistych omyłek rachunkowych i zawiadomieniu Wykonawcy.

XI. OPIS KRYTERIÓW OCENY I SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI

1. Ocena ofert będzie dokonywana odrębnie dla każdej części zamówienia.

2. Jedynym kryterium oceny ofert jest cena brutto za realizację całej części – waga 100%.

3. Punkty w kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

C = (Cmin / Cbad) × 100 pkt

gdzie:

• C – liczba punktów przyznana badanej ofercie;

• Cmin – najniższa cena brutto spośród ważnych ofert złożonych na daną część;

• Cbad – cena brutto badanej oferty.

4. Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Wynik zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

5. Za najkorzystniejszą w danej części zostanie uznana ważna oferta z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyskają taką samą liczbę punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w zakresie ceny.

XII. BADANIE I WYBÓR OFERT

1. Zamawiający sprawdzi kompletność oferty, zgodność oferowanych produktów ze specyfikacją oraz prawidłowość obliczeń.

2. Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień, uzupełnienia brakujących dokumentów, przedłożenia kart katalogowych, deklaracji zgodności, certyfikatów, zdjęć lub innych dokumentów potwierdzających parametry. Wyjaśnienia i uzupełnienia nie mogą prowadzić do istotnej zmiany treści oferty ani zaoferowanego produktu.

3. Zamawiający może poprawić oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, zawiadamiając o tym Wykonawcę.

4. Odrzuceniu podlega w szczególności oferta: złożona po terminie; niezgodna z zapytaniem lub specyfikacją; nieobejmująca pełnego zakresu danej części; zawierająca cenę niemożliwą do ustalenia; niepodpisana przez osobę uprawnioną; złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu; albo taka, której zgodności nie można ocenić na podstawie przedstawionych danych i wyjaśnień.

5. O wyborze najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniu postępowania Zamawiający poinformuje Wykonawców drogą elektroniczną oraz zamieści informację w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Osie.

XIII. ZAWARCIE UMOWY I ROZLICZENIE

1. Umowa zostanie zawarta według wzoru stanowiącego załącznik nr 4A albo 4B – odpowiednio do części zamówienia. Jeżeli jeden Wykonawca zostanie wybrany dla obu części, zostaną zawarte dwie odrębne umowy.

2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, w szczególności nie podpisze jej w terminie wskazanym przez Zamawiającego, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę spośród pozostałych ważnych ofert bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

3. Płatność nastąpi po wykonaniu całego zakresu danej części i podpisaniu protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w terminie 14 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury.

XIV. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w całości albo w odniesieniu do danej części, bez wyboru oferty, w szczególności gdy: nie złożono żadnej ważnej oferty; cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia; wystąpiła istotna zmiana okoliczności; postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy; albo finansowanie zadania nie zostało zapewnione. Z tego tytułu Wykonawcom nie przysługują roszczenia wobec Zamawiającego.

XV. KLAUZULA INFORMACYJNA „RODO” DLA UCZESTNIKÓW POSTĘPOWANIA

Spełniając obowiązek wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, informuje się, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Osie reprezentowana przez Wójta Gminy Osie, ul. Dworcowa 6, 86-150 Osie, e-mail: sekretariat@osie.pl.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@osie.pl lub pisemnie na adres Administratora.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania, wyboru Wykonawcy, zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia dofinansowania oraz realizacji obowiązków archiwizacyjnych i kontrolnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4. Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, organy kontrolne i instytucje uczestniczące w finansowaniu projektu, podmioty obsługujące systemy informatyczne, doręczenia, obsługę prawną i archiwizację, a także osoby korzystające z prawa dostępu do informacji publicznej – w zakresie wynikającym z przepisów.

5. Dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz dokumentów dotyczących dofinansowania projektu, nie krócej niż przez okres wymagany dla kontroli, rozliczenia i trwałości projektu.

6. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania i ograniczenia przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych prawem także prawo sprzeciwu. Prawo do usunięcia danych i ich przenoszenia może podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązków prawnych Administratora.

7. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie danych jest niezbędne do udziału w postępowaniu i zawarcia umowy. Niepodanie danych może uniemożliwić ocenę oferty albo zawarcie umowy.

9. Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania i co do zasady nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

XVI. ZAŁĄCZNIKI

1. Załącznik nr 1A – Szczegółowa specyfikacja – Część I: meble, wyposażenie, zabawki, pomoce dydaktyczne i pozostałe wyposażenie.

2. Załącznik nr 1B – Szczegółowa specyfikacja – Część II: sprzęt RTV i AGD oraz sprzęt komputerowy, biurowy i sanitarny.

3. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy.

4. Załącznik nr 3A – Formularz asortymentowo-cenowy dla Części I.

5. Załącznik nr 3B – Formularz asortymentowo-cenowy dla Części II.

6. Załącznik nr 4A – Wzór umowy dla Części I.

7. Załącznik nr 4B – Wzór umowy dla Części II.

 

                                                                                                                                       Wójt Gminy Osie

                                                                                                                                        (-) Michał Grabski