Zapytanie ofertowe na świadczenie usług kompleksowego sprzątania pomieszczeń budynku Urzędu Gminy Osie

Osie, dnia 9 grudnia 2025 roku 

SG. 271.07.2025

ZAPYTANIE OFERTOWE 
na świadczenie usług kompleksowego sprzątania pomieszczeń budynku Urzędu Gminy Osie 

W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej progów określonych w art. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, Gmina Osie zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na świadczenie usług kompleksowego sprzątania pomieszczeń budynku Urzędu Gminy Osie

I. ZAMAWIAJĄCY 
Gmina Osie
ul. Dworcowa 6
86-150 Osie
NIP: 559-11-30-747
REGON: 092351044

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe sprzątanie pomieszczeń budynku Urzędu Gminy Osie, ul. Dworcowa 6, 86-150 Osie w okresie od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r.
W budynku znajdują się 23 pomieszczenia biurowe, 1 salka konferencyjna, 2 pomieszczenia socjalne z aneksem kuchennym, 2 toalety, korytarze na parterze i piętrze budynku oraz piwnica.
2. Zamówienie obejmuje sprzątanie budynku w godzinach od 15.00 (maksymalnie do 22.00, w zależności od potrzeb czasowych na wykonywanie czynności sprzątających przez Wykonawcę).   Powierzchnia użytkowa budynku wynosi około 650 m2.
3. Wykonawca oświadcza, że ponosi odpowiedzialność cywilną w ramach posiadanego ubezpieczenia z tytułu szkód poniesionych przez Zamawiającego w trakcie i w związku z realizacją niniejszego zamówienia.
4. Wykonawca w toku wykonywania usługi zobowiązuje się postępować z należytą starannością, z uwzględnieniem zawodowego charakteru prowadzonych działań.
5. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia uchybień w realizacji przedmiotu zamówienia zgłoszonych przez Zamawiającego.
6. Przy wykonaniu usługi Wykonawca obowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie jej wykonania. Informacje te traktowane będą jako poufne. 
7. Obowiązek zachowania tajemnicy bezterminowo obejmuje również okres po wykonaniu usługi.
8. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania wynikającego z wydatków poniesionych w wyniku zaniedbania ww. obowiązków.
9. Zamawiający ma prawo kontroli oraz wydawania instrukcji i poleceń odnoszących się do sposobu sprzątania. 
10. Zamawiający zapewni nieodpłatnie wodę i energię elektryczną niezbędną do wykonania usługi.
11. Do głównych obowiązków Wykonawcy należy sprzątanie i utrzymanie w należytej czystości wszystkich pomieszczeń i korytarzy wraz z ich kompletnym wyposażeniem, w budynku Urzędu Gminy Osie obejmujące: 
1) czynności codzienne: 
• usuwanie kurzu i mycie mebli, parapetów, urządzeń biurowych, komputerowych i technicznych środkami właściwymi dla danych powierzchni, 
• zamiatanie i zmywanie powierzchni podłóg i schodów,
• opróżnianie i mycie: koszy na śmieci, pojemników do niszczarek oraz usuwanie innych nieczystości do pojemników zbiorczych,
• wymiana worków na śmieci oraz worków do niszczarek w przypadku ich zabrudzenia lub zniszczenia,
• umycie naczyń z sekretariatu Urzędu, zebranych ze spotkań lub w razie potrzeby zebranie naczyń z Sali konferencyjnej i umycie tych naczyń z wykorzystaniem dostępnego sprzętu tj. zmywarki,
• dbałość o czystość powierzchni drzwi, futryn, wyłączników światła, gniazd elektrycznych, poręczy, listew przyściennych, kaloryferów, kratek wentylacyjnych, półek, luster, tablic, wywieszek informacyjnych, obrazów, usuwanie pajęczyn itp., 
• utrzymanie w należytej czystości powierzchni zmywalnych pionowych,
• utrzymanie w należytej czystości i higienie sanitariatów: codzienne czyszczenie i dezynfekowanie armatury sanitarnej oraz mycie glazury i terakoty przy użyciu środków dezynfekujących, czyszczenie luster, powierzchni chromowanych, emaliowanych i ceramicznych, wyposażenia uzupełniającego (koszy, wiader, podajników do ręczników papierowych, podajników papieru toaletowego, dozowników mydła, itp.). Dezynfekcja ma mieć na celu niszczenie drobnoustrojów chorobotwórczych lub gnilnych w celu zapobiegnięcia zakażeniu, preparatami ogólnie dostępnymi jako bakteriobójcze. 
• oczyszczanie wycieraczek przy wejściach do budynku i usuwanie zanieczyszczeń zbierających się pod wycieraczkami 
• uzupełnianie środków higieny i zapachów w sanitariatach. 
2) czynności okresowe: 
• mycie okien od wewnątrz i na zewnątrz, punktów świetlnych (np. lampy, klosze, itp.), mycie lodówek, w zależności od potrzeb, w terminach wcześniej uzgodnionych z Zamawiającym, 
• czyszczenie siedzisk krzeseł i foteli, utrzymanie w należytej czystości - po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym. 

III. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

1. Do obowiązków Wykonawcy będzie należało zamykanie wszystkich pomieszczeń biurowych i budynku urzędu, po zakończonej pracy.
a) Obowiązkiem Wykonawcy jest świadczenie usług za pomocą osób posiadających doświadczenie w wykonywaniu tego typu czynności, w liczbie gwarantującej wysoką jakość świadczonych usług, 

b) przy użyciu własnych środków czyszcząco-dezynfekujących, artykułów czystości, 
c) przy użyciu własnych urządzeń i sprzętu.

2. Wszelkie środki czyszcząco-dezynfekujące, artykuły czystości, worki na śmieci w ilościach zapewniających pełne bieżące zapotrzebowanie, niezbędne do starannego wykonania umowy oraz ich zakup i dostawa do miejsca wykonywania umowy jest kosztem Wykonawcy.

3.  Wykonawca stosować będzie środki czystości o bezspornie dobrej jakości,  dopuszczone  do użytkowania i obrotu na rynku polskim,  zgodnie  z  aktualnie  obowiązującymi  przepisami. Wskazane środki czystości winny być także odpowiednie dla poszczególnych powierzchni, gwarantujące bezpieczeństwo (m.in. antypoślizgowe), o jakości zapewniającej wymagany poziom sprzątanych obiektów. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia na żądanie Zamawiającego kart charakterystyki dla stosowanych preparatów.

4. Wykonawca zobowiązuje się realizować przedmiot umowy z należytą starannością, z uwzględnieniem zawodowego charakteru prowadzonej działalności oraz wedle swojej najlepszej wiedzy i umiejętności, współdziałając na bieżąco z Zamawiającym. Powyższe Zobowiązanie odnosi się zarówno do kwestii doboru przez Wykonawcę personelu sprzątającego jak również sprzętu, materiałów oraz środków czystości.
5. Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca udzieli (ustnie lub pisemnie) wyjaśnień i informacji w zakresie należytego wykonywania umowy.
6.  Za działania i zaniechania osób, przy pomocy których Wykonawca będzie wykonywał umowę oraz za szkody w mieniu Zamawiającego, powstałe w związku z realizacją umowy, Wykonawca odpowiada jak za działania i zaniechania własne.
 7. Odpowiedzialność Wykonawcy za straty w mieniu Zamawiającego (gdyby powstały w trakcie wykonywania czynności wynikających z umowy) będzie ustalana na podstawie:
a) protokołu ustalającego okoliczności powstania szkody, sporządzonego przy udziale Stron,
b) umowy,
c)  udokumentowanej wartości mienia utraconego (dokumentuje Zamawiający),
d) rachunku za poniesione straty.
8. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy oraz zapewnienie warunków pracy zgodnie z przepisami BHP i ppoż, obowiązującymi w tym zakresie.
9. Zamawiający zapewni miejsce na przechowywanie narzędzi pracy i środków czystości. 
10. Zamawiający może zlecać Wykonawcy prace dodatkowe(m. in. sprzątanie w trakcie lub po remoncie, pranie).  Wynagrodzenie za te prace będzie ustalane każdorazowo na podstawie uzasadnionego kosztorysu sporządzonego przez Wykonawcę zgodnie z przyjętymi stawkami jednostkowymi lub rynkowymi i zaakceptowanego przez Zamawiającego.
11. Zamawiający wymaga przeprowadzenia przez Wykonawcę obowiązkowej wizji lokalnej w miejscu realizacji zamówienia. Wizja lokalna ma na celu zapoznanie się z warunkami wykonania usług. Wizję lokalną należy przeprowadzić po wcześniejszym umówieniu się z Zamawiającym pod numerem 52 332 95 40. Brak odbycia wizji lokalnej skutkuje odrzuceniem oferty jako niezgodnej z wymogami Zapytania Ofertowego.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: 

1. Termin wykonania zamówienia: Zamówienie będzie realizowane przez Wykonawcę w okresie od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. 
2. Warunki płatności: 
1) wynagrodzenie wypłacane będzie przez Zamawiającego sukcesywnie co miesiąc, w terminie do 7 dni, licząc od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury/rachunku.
2) zapłata wynagrodzenia będzie dokonywana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze/rachunku, przy czym za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

V. OPIS KRYTERIÓW OCENY I SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI
1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich znaczeniem. Kryterium oceny ofert: 
2. Cena – 100%
 Liczba punktów, którą można uzyskać w tym kryterium zostanie obliczona wg wzoru:

KC=CN/COB  x 100 pkt

Gdzie:
KC - ilość punktów przyznanych Wykonawcy 
CN - najniższa zaoferowana cena brutto, spośród wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu 
COB – cena brutto zaoferowana w ofercie badanej

3. Najkorzystniejszą spośród złożonych ofert będzie oferta o najwyższej liczbie zdobytych punktów. 
4. W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną podaną liczbowo i słownie, przyjmuje się za prawidłową cenę podaną słownie.

VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT:
1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, o treści zawartej w niniejszym zapytaniu ofertowym. Oferta powinna być kompletna, zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia oraz informacje określone w sposób jednoznaczny. Oferta musi być przygotowana w języku polskim, w sposób czytelny. Oferta musi być podpisana przez osobę do tego upoważnioną, która widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym, wypisie z ewidencji działalności gospodarczej lub innym dokumencie zaświadczającym o jej umocowaniu prawnym do reprezentowania podmiotu składającego ofertę. Jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi zostać załączone pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 
3.  Do oferty Wykonawca musi załączyć następujące oświadczenia i dokumenty: wypełniony Formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru – Załącznik do Zapytania ofertowego.
4. Oferta powinna zostać sporządzona z zachowaniem formy pisemnej na maszynie do pisania, komputerze, ręcznie długopisem lub inną trwałą i czytelna techniką.
5. UWAGA. Ofertę składaną za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP lub poprzez eDoręczenia należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnioną/-ne do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta.  Ofertę składaną za pośrednictwem poczty lub dostarczaną osobiście należy opatrzyć podpisem odręcznym osoby/osób upoważnionych do reprezentowania oferenta.
6. Całość przedmiotu zamówienia musi być wykonywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, powszechnie obowiązującymi zaleceniami, zasadami i wytycznymi w tym zakresie.
7. Cena ofertowa brutto stanowi cenę ryczałtową, obejmującą wszystkie wymagania niniejszego zapytania oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, a w przypadku osoby fizycznej zawiera wszystkie należności publiczno-prawne ponoszone z tytułu osiąganego wynagrodzenia.
8. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. 
9. Termin związania ofertą – 30 dni od daty upływu terminu składania ofert.

VII. SPOSÓB ORAZ TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY PRZEZ WYKONAWCĘ: 
Wypełniony formularz ofertowy według wzoru określonego w załączniku do niniejszego zapytania ofertowego należy złożyć do dnia 22 grudnia 2025 r. do godz. 11:00 drogą pocztową, za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP: //6k8d5t7atd/skrytka, adres do e-Doręczeń: AE:PL-43932-39776-VJTHC-21 lub osobiście w Urzędzie Gminy Osie, ul. Dworcowa 6, 86-150 Osie w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta – świadczenie usług sprzątania”. Decyduje data wpływu do Zamawiającego. 

VIII. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU 
Kierownik Referatu Organizacyjnego Urzędu Gminy Osie – Pani Ewa Słomska, tel. 52 332 95 40.

IX. DODATKOWE INFORMACJE 
1. Oferty, które wpłyną po terminie, niekompletne nie będą rozpatrywane. 
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 
3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający ma prawo do zmiany treści zapytania ofertowego.

X. KLAUZULA INFORMACYJNA „RODO” DLA UCZESTNIKÓW POSTĘPOWANIA
Spełniając obowiązek wynikający z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informuję, że:
1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Gmina Osie reprezentowana przez Wójta Gminy Osie, ul. Dworcowa 6, 86-150 Osie, sekretariat@osie.pl.
2. Wójt Gminy Osie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu e-mail: iodo@osie.pl lub pisemnie na adres Administratora. 
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
1) w celu związanym z zapytaniem ofertowym zamówienia o wartości nieprzekraczającej progów określonych w art. 2 ustawy z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych: z dnia 9 grudnia 2025 r. r. znak SG. 271.07.2025, którego przedmiotem jest świadczenie usług sprzątania pomieszczeń budynku Urzędu Gminy Osie- na podstawie art. 6 ust. 1 lit.i c RODO, 
2) na etapie zawierania umowy: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia i prawidłowego wykonania umowy, której przedmiotem jest usługa, o której mowa w pkt. 1.
4.Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych są strony i uczestnicy postępowań, podmioty uprawnione do obsługi doręczeń, podmioty z którymi Administrator zawarł umowę świadczenia usług serwisowych dla użytkowanych w Urzędzie systemów informatycznych, organy uprawnione do przeprowadzania kontroli.
5. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6.Pan/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do Państwa Trzeciego;
7.Posiada Pani/Pan prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, otrzymania ich kopii, sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
8.Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r.;
9. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zawarcie umowy w związku zapytaniem ofertowym zamówienia o wartości nieprzekraczającej progów określonych w art. 2 ustawy ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
10.Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych osobowych opierających się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym nie będą podlegać profilowaniu.
 

Wójt Gminy Osie

(-) Michał Grabski